Nombreuses sont les réunions où le leader assume seul de nombreuses fonctions qui déterminent l’efficacité et la pertinence du déroulement de la réunion. Il/elle rédige l’ordre du jour, tient le temps, reformule et synthétise les échanges, et s’assure que les décisions soient prises, formalisées et suivies.
Simple, rapide à mettre en œuvre et facile à expérimenter, l’animation déléguée de la réunion est un outil de développement stratégique des organisations, expérimenté et développé depuis plus de vingt ans au sein de nombreuses équipes multiculturelles, dans plusieurs pays et dans des secteurs d’activité très différents.
Découvrir l’animation déléguée
L’animation déléguée est un processus collectif qui permet de passer d’une réunion caractérisée par la centralisation des fonctions par le leader à une réunion qui permet de développer la performance collective par la délégation des rôles aux participants.
Ce processus est utile lorsque des décisions sont à prendre. Les délégations de rôles sont moins utiles dans le cadre de réunions uniquement consacrées à de la transmission d’information. C’est un processus pertinent pour les réunions d’équipe de direction ou de réseau qui ont lieu avec une régularité prévisible (ex. CODIR, COMEX, Gestion de projet…).
Cette méthode d’animation favorise la coopération entre les participants et initie un fonctionnement collaboratif, la circulation des informations, la responsabilité et l’implication de chacun au service de l’efficacité de la réunion.
Aussi, dans un contexte professionnel centré résultats et réactif, ce processus permet de développer un style de management participatif où chaque collaborateur devient actif dans son travail.
Une animation de réunion avec des rôles délégués favorise l’implication et la co-responsabilité des participants.
Pourquoi mettre en place un processus d’animation déléguée ?
Voici quelques constats partagés qui peuvent vous inciter à mettre en place un processus d’animation déléguée
Articuler efficacité, productivité et montée en puissance de ses collaborateurs
- Trop de réunions (« réunionites »)
- Ordre du jour non établi
- Réunions interminables qui débordent, sans aucune gestion du temps
- Collaborateurs en retard, passifs qui font plusieurs choses à la fois et ne semblent pas concernés
- Pas ou peu de décisions prises, pas de formalisation des décisions, pas de processus de suivi
- Aucune notes prises en fin de réunion
Pression business forte qui nécessitent agilité, fluidité et prise de décisions rapide
Faire émerger une culture commune
Changement d’organisation, fusions/rachats, nouvelles équipes ou collaborateurs à intégrer, développer le sentiment d’appartenance
Quels sont les bénéfices ?
Développer la communication et des interactions constructives
Favoriser l’échange, l’écoute et la présence active qui permettent de construire ensemble un projet et prendre les décisions adaptées. Elle renforce une communication respectueuse, développe les apprentissages communs, l’audace et la maturité de l’équipe.
Favoriser la fluidité et dynamique d’équipe
Orienter les comportements collectifs vers une plus grande coopération, développer la participation et l’initiative, chacun se sent impliqué dans la mise en œuvre de la réunion
Instaurer de façon durable une culture d’entreprise
Faire évoluer le style de management et fait grandir ses collaborateurs en développant leur responsabilisation et leur autonomie. Le leader prépare les leaders de demain et influence la culture managerielle active et participative de l’entreprise. Cette culture s’appuie sur la complémentarité des talents, et l’intelligence collective.
Quelles sont les modalités ?
Lors de mon intervention en tant que coach, voici quelques étapes préliminaires:
- Mettre en place un pacte fort autour des principes de fonctionnement, garant de la qualité relationnelle et qui favorise la co-responsabilité de chacun.
- Distribuer et expliquer les cinq missions qui seront déléguées. Les rôles spécifiques de ces missions sont centrés sur de fonctions et compétences managerielles précises.
- Les missions sont prises par des personnes volontaires en tout début de réunion.
- Le dirigeant conserve la fonction de décisionnaire
- Les missions sont redistribuées à chaque fois
- Lorsqu’il y a peu de personnes en réunion, il est possible de regrouper les rôles. Par exemple, le cadenceur et pousse décision.
Quelles sont les missions ?
- Le leader éveilleur, donne l’intention, le sens de l’action, la vision partagée, propose et fait valider les critères de succès
- L’animateur, anime, met de la vie et structure les échanges, rappelle les missions de chacun et cocrée le pacte d’alliance avec tous ; il veille à l’expression de tous ; anime le débriefing et le feedback
- Le gardien du temps (cadenceur) rythme la réunion et gère le temps en alliance avec l’animateur et la co-responsabilité des participants
- Le pousse-décision et scribe, provoque /fait accoucher des décisions. Note la décision ; Garant du compte-rendu :
- L’observateur (méta), Se centre sur ce qui se passe dans le processus relationnel, propose des options en s’appuyant sur du factuel. Il/elle ancre ce qui fonctionne et proposer des options pour relancer l’intelligence collective
Conclusion
La mise en place des réunions déléguées au sein de votre entreprise se fait rapidement. Le principal vecteur d’apprentissage est la pratique répétitive afin d’intégrer les processus dans vos réunions d’équipe sur le long terme.
Aujourd’hui, ce type d’animation des réunions sait s’adapter à un contexte complexe et volatile, en favorisant le développement de cultures managériales inclusives, coopératives et agiles, même en contexte d’hybridation des espaces de travail.
Vous êtes intéressés par le processus? Contactez-moi pour en discuter.
« La réunion déléguée est un processus qui permet d’animer une équipe, de faire évoluer son style de management ou celui de l’organisation, de faire grandir les collaborateurs et développer leur autonomie, d’instaurer de façon durable une culture d’entreprise. Comme tous les outils de management, la réunion déléguée n’est pas fondamentalement utile ou inutile. Sa pertinence sera principalement liée à la volonté de changement des parties prenantes et notamment du management de l’équipe ou de l’organisation au sens large. La réunion déléguée trouvera son sens lorsqu’elle est employée avec une équipe relativement stable (hiérarchique ou matricielle), qui pourra s’approprier les méthodes et en ressentir les bénéfices à moyen et long terme. La réunion déléguée apporte une dimension supplémentaire à des réunions bien préparées et surtout centrées sur des décisions à prendre. Une réunion d’information ou un discours sont des exemples où la réunion déléguée n’apporte aucun bénéfice, voire alourdit le processus. «